Organizar los tickets y facturas físicas de forma clara y regular es clave para llevar una contabilidad eficiente y evitar problemas con Hacienda. Lo primero que recomiendo es establecer un método sencillo pero constante: cada ticket o factura que recibas debe colocarse en sobres o carpetas por mes, y dentro de cada mes ordenarlos por fecha o por número correlativo si procede. Esto te permitirá tener siempre a mano los justificantes necesarios y evitar acumulaciones que luego se hacen ingobernables.
Una vez que tengas ese archivo físico ordenado, lo ideal es vincularlo con una copia digital. Puedes escanear o fotografiar cada ticket o factura y guardarlo en carpetas digitales con el mismo sistema de nombres (mes-fecha-proveedor). Esto facilita búsquedas rápidas y también sirve de respaldo en caso de pérdida del papel. Además, muchos programas de facturación o apps móviles permiten clasificar automáticamente esos documentos y extraer los datos contables para que no tengas que introducirlos a mano.
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Organizarte de esta forma te permitirá cumplir más fácilmente con la nueva normativa que entra en vigor en 2026, donde los autónomos deberán usar sistemas digitales como Verifactu o software certificado que garantice la trazabilidad y autenticidad de cada factura. Tener ya una base organizada y digitalizada te permitirá adaptarte sin estrés cuando esa obligación sea definitiva. Incluso aunque todavía no sea obligatorio, ir digitalizando desde ahora es una ventaja enorme para tu día a día.
Lo más importante de todo es que este sistema lo mantengas con constancia. Cada semana dedica un momento a archivar los tickets recientes, digitalizarlos y asociarlos a tus registros contables. Así evitas acumulaciones, mejoras tu control financiero y estás siempre preparado para cualquier revisión o declaración. No necesitas grandes herramientas, solo orden y rutina.
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