En primer lugar, sí, como autónomo puedes incluir en una misma factura tanto suplidos como gastos reembolsables, pero es fundamental diferenciarlos correctamente. Un suplido es un gasto que pagas tú pero en nombre del cliente, y la factura original debe estar a nombre de ese cliente. Por ejemplo, si tramitas una gestoría o pagas una tasa por un trámite específico que es responsabilidad del cliente, ese gasto se incluirá como suplido en la factura. No se le aplica IVA ni IRPF, ya que tú solo estás actuando como intermediario, y el gasto no forma parte de tus ingresos reales.
Por otro lado, los gastos reembolsables sí son gastos que tú has asumido como autónomo, como pueden ser desplazamientos, dietas o material necesario para la ejecución del trabajo. Estos los puedes reflejar en la misma factura, pero a diferencia de los suplidos, sí se les aplica IVA (al tipo que corresponda según tu actividad) y también se deben tener en cuenta para el cálculo de la retención del IRPF, si procede. Es decir, estos gastos reembolsables incrementan la base imponible de la factura y, por tanto, computan como ingreso, aunque luego tengan un gasto asociado que podrás deducirte.
Cuando redactes la factura, lo más ordenado es desglosar primero tus servicios con su base imponible, IVA y retención, después los gastos reembolsables con su correspondiente desglose, y por último los suplidos, especificando que se trata de un gasto pagado en nombre del cliente. Así todo queda claro tanto para tu cliente como para Hacienda. Y no te olvides de guardar y adjuntar los justificantes: la factura original del suplido debe ir a nombre del cliente, mientras que los tickets o facturas de los gastos reembolsables deben estar a tu nombre.
Es importante tener todo esto en cuenta no solo para evitar problemas fiscales, sino también para llevar una contabilidad limpia y transparente. Y ya que hablamos de facturación y gestión financiera, te puede venir bien conocer opciones bancarias diseñadas para autónomos que emiten recibos o gestionan pagos regularmente.
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