Si eres autónomo y realizas viajes por motivos laborales, hay varios tipos de gastos que puedes deducir si cumples con los requisitos que exige Hacienda. Por ejemplo, los gastos de transporte como billetes de tren, avión, autobús, taxis o incluso el alquiler de un vehículo, siempre que puedas justificar que son necesarios para acudir a reuniones con clientes, proveedores o asistir a eventos profesionales. También puedes deducir el combustible y peajes si utilizas tu coche particular, aunque debes demostrar que el uso es exclusivamente laboral. A partir de 2026, se prevé un cambio legal que permitirá deducir automáticamente estos gastos, salvo que Hacienda determine lo contrario, lo cual será un gran avance para muchos profesionales.
En cuanto a la estancia y la comida, puedes deducir tanto el alojamiento en hoteles como las comidas en restaurantes siempre que estén directamente relacionadas con tu actividad profesional. Eso sí, necesitas disponer de facturas completas emitidas a tu nombre o al de tu negocio, y los pagos deben hacerse mediante tarjeta o transferencia. Existen unos límites diarios: si no pasas la noche fuera, hay un máximo permitido; si pernoctas, el importe deducible es mayor. En los desplazamientos al extranjero, estos importes se incrementan, pero siguen estando sujetos a justificación.
También puedes incluir otros gastos siempre que tengan relación directa con el viaje y tu actividad económica. Por ejemplo, los seguros de viaje, el vestuario profesional obligatorio como uniformes o calzado especializado, e incluso los gastos de representación como una comida con un cliente. La clave está en que todos estos gastos deben estar correctamente documentados y ser coherentes con tu actividad. Es muy importante que todo quede reflejado con facturas y esté debidamente registrado en tu contabilidad.
Finalmente, para que estos gastos sean considerados deducibles, deben cumplir tres condiciones: que estén vinculados a tu actividad económica, que dispongas de una factura completa (no sirven los tickets simplificados) y que estén anotados en tus libros contables. Además, es recomendable guardar otros documentos como correos electrónicos o invitaciones a eventos que respalden el motivo laboral del viaje. Esta documentación puede ser clave si Hacienda decide revisar tu declaración.
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