Para que un gasto sea deducible como autónomo, Hacienda exige que la factura esté a tu nombre, esté correctamente registrada en tu contabilidad, sea necesaria para tu actividad económica y esté pagada usando un medio electrónico como tarjeta o transferencia. Si otra persona paga ese gasto con su tarjeta, aunque tú tengas la factura, no podrás deducirlo fiscalmente. Y esto es importante: la Agencia Tributaria no solo mira a nombre de quién está la factura, sino también desde qué cuenta o tarjeta se realizó el pago. Si no es tuya, el gasto no se considera justificado a efectos de deducción.
En la práctica esto significa que si, por ejemplo, tu pareja o un amigo hace una compra relacionada con tu actividad y paga con su tarjeta, aunque la factura esté a tu nombre, Hacienda puede denegar esa deducción. El motivo es que no puedes demostrar que ese dinero haya salido realmente de tu bolsillo o de tu cuenta profesional, algo esencial para acreditar la relación directa del gasto con tu negocio. Por eso es fundamental tener separados los medios de pago personales de los profesionales.
Ahora bien, hay una excepción: si esa otra persona te adelanta el importe y tú le reembolsas el dinero desde tu cuenta mediante transferencia, y la factura está a tu nombre, sí podrías deducir ese gasto. En este caso, puedes justificar que, aunque el pago inicial no salió de tu tarjeta, fuiste tú quien realmente asumió el coste. Eso sí, conviene guardar todos los justificantes de la devolución y asociarlos a la factura para tener todo bien atado en caso de revisión por parte de Hacienda.
Para evitar estos problemas, lo más sensato es que todos los gastos relacionados con tu actividad se paguen directamente desde tu cuenta profesional. Hoy en día hay cuentas para autónomos que te permiten tener tarjetas adicionales, categorizar gastos y exportar informes contables fácilmente, lo cual te puede ahorrar muchos dolores de cabeza.
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