Cuando gestionamos los gastos como autónomos es fácil caer en deducir sin prorratear correctamente costes mixtos, como el uso del móvil o el vehículo. Un error típico es aplicar el 100 % del coche a la actividad aunque también lo uses a nivel personal, o deducir toda la factura del móvil si parte del uso es privado. Hacienda exige que la vinculación del gasto con la actividad sea real, demostrable y proporcional. Si no se justifica bien, puede rechazar esa deducción e incluso iniciar un procedimiento sancionador.
Otro fallo habitual es no calcular adecuadamente los suministros si trabajas desde casa. Aquí no basta con aplicar un porcentaje genérico. Lo primero es comunicar el uso profesional del domicilio mediante el modelo 036 o 037. Luego hay que determinar el porcentaje del espacio afecto a la actividad y aplicar, sobre esa parte, un máximo del 30 % de los suministros. Muchos autónomos olvidan este detalle o directamente aplican deducciones sin ese cálculo previo, y eso puede traer problemas si hay revisión fiscal.
También es muy común cometer errores al deducir comidas, dietas o viajes. Para que sean deducibles, deben hacerse fuera del municipio donde desarrollas tu actividad, pagarse con tarjeta u otro medio electrónico y contar siempre con una factura completa, no con un ticket. Si falta alguno de estos requisitos, Hacienda lo considera un gasto personal y no lo admite. A esto se suma que muchos autónomos no registran estos gastos en sus libros contables de forma inmediata, lo que puede invalidar la deducción aunque el gasto sea real.
Finalmente, uno de los errores más peligrosos es mezclar gastos personales con los de la actividad o no exigir facturas completas por los servicios contratados. Los tickets no sirven para justificar deducciones en el IVA ni en el IRPF. Además, llevar una contabilidad desorganizada o presentar las declaraciones fuera de plazo puede salir caro, con recargos de entre el 5 % y el 20 % según el tiempo transcurrido. Por eso es fundamental llevar el control al día y, si puedes, contar con herramientas bancarias que te permitan separar fácilmente los gastos personales de los profesionales.
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