Primero hay que tener en cuenta el límite legal: si alguna de las partes en la operación actúa como empresario o profesional, no se puede pagar ni recibir más de 1 000 € en efectivo por operación (IVA incluido). En el caso de que el pagador no tenga domicilio fiscal en España y no sea profesional, ese límite se amplía a 10 000 €. Superar estos límites puede implicar sanciones económicas importantes, por lo que es clave tener cuidado con este punto.
Cuando tengas que justificar un gasto pagado en efectivo, lo correcto es contar con una factura completa del proveedor. Si este no emite factura, puedes elaborar un recibo detallado donde consten todos los datos necesarios: fecha, importe, concepto del gasto y datos fiscales del proveedor (nombre, NIF y dirección). Este justificante debe ir firmado por ambas partes y archivarse correctamente. Aunque sea un pago en efectivo, si está bien documentado, es perfectamente deducible y válido ante Hacienda.
Luego, ese justificante hay que registrarlo en el Libro de Gastos y Compras, indicando claramente el medio de pago. Lo recomendable es anotar también la retirada de efectivo desde tu cuenta bancaria para dejar constancia de la trazabilidad del dinero. Esta práctica es muy útil si Hacienda te pide demostrar el origen del efectivo. A fin de cuentas, todo tiene que cuadrar: el gasto, su justificación y el movimiento de fondos. Tener una cuenta bancaria adecuada te puede facilitar mucho estas gestiones.
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