Para deducir un gasto siendo autónomo en España, no es estrictamente obligatorio contar con una factura en todos los casos, aunque sí es la forma más segura para justificar el gasto ante Hacienda. La norma general exige que los gastos estén vinculados a la actividad económica, correctamente justificados documentalmente y anotados en los libros contables. Aunque lo ideal es presentar una factura con todos los datos fiscales, hay situaciones concretas donde otros documentos también pueden servir como justificante válido.
Por ejemplo, hay ciertos gastos que se aceptan sin factura, como las cuotas de autónomos, seguros profesionales, comisiones bancarias o tasas públicas. En estos casos, basta con disponer de un recibo, contrato o extracto bancario que justifique claramente el gasto y su relación con la actividad económica. Eso sí, debe ser un justificante válido y verificable, porque Hacienda no acepta documentos informales o mal elaborados.
Ahora bien, si quieres deducir también el IVA de ese gasto, entonces sí es imprescindible contar con una factura completa. Es decir, para poder recuperar el IVA soportado necesitas que el documento incluya todos los elementos obligatorios: nombre y NIF del proveedor, concepto, base imponible, tipo impositivo, cuota de IVA, importe total y fecha. Si no tienes una factura con estos requisitos, podrás deducir el gasto en el IRPF pero no podrás desgravarte el IVA.
Por eso, lo más recomendable siempre es solicitar factura de todo lo que compres relacionado con tu actividad. Aunque en algunos casos Hacienda permite justificar con otro tipo de documento, tener la factura reduce riesgos ante una inspección y te permite aprovechar todas las deducciones posibles. Llevar una contabilidad bien organizada y documentada te facilita mucho la vida como autónomo.
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