Para justificar los gastos deducibles como autónomo en España es fundamental conservar toda la documentación original que acredite tanto el gasto como su vinculación directa con tu actividad económica. La base de todo está en contar con facturas completas a tu nombre que incluyan tus datos fiscales, los del proveedor, el concepto detallado del producto o servicio, la base imponible, el tipo de IVA aplicado, el importe total y la fecha. En algunos casos puedes deducirte gastos con tickets o facturas simplificadas, pero solo si llevan tus datos fiscales correctamente reflejados.
Además de la factura, Hacienda puede exigirte un comprobante de pago que justifique que ese gasto fue efectivamente abonado. Esto puede ser una transferencia bancaria, un cargo en la tarjeta o un recibo domiciliado. Es fundamental que todo cuadre: factura, importe, concepto y pago. Algunos de los gastos más comunes que puedes deducir si están correctamente justificados son: alquiler del local u oficina, cuota de autónomos, suministros como luz o internet, seguros, gastos de gestoría, material de oficina, suscripciones profesionales o incluso formación relacionada con tu actividad.
Llevar una contabilidad ordenada y actualizada es clave para no tener problemas con Hacienda. Tienes que registrar todos los gastos en el libro de gastos e inversiones, anotando el proveedor, la fecha, el concepto y el importe. Esta organización no solo te ayuda a deducir correctamente, sino que también te da tranquilidad en caso de una inspección. Recuerda que Hacienda no solo revisa las facturas, también analiza si el gasto tiene lógica dentro del tipo de actividad que desarrollas.
Por último, es importante que sepas que estás obligado a conservar toda esta documentación durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para hacer una comprobación o requerimiento. Perder una factura o no justificar un pago puede derivar en sanciones, así que vale la pena mantener un archivo bien ordenado, ya sea en papel o digital.
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