Si pierdes una factura de un gasto deducible como autónomo en España, lo primero que debes hacer es intentar conseguir un duplicado. El emisor de la factura está obligado por ley a emitir una copia si se la solicitas por extravío, y esta tiene la misma validez legal que la original siempre que recoja todos los datos obligatorios. Ya sea una factura de un proveedor o de un gasto relacionado con tu actividad, lo mejor es contactar directamente con quien la emitió y pedirle el duplicado. Esta es la forma más segura de mantener el derecho a deducirte ese gasto.
Ahora bien, si no consigues el duplicado, todavía puedes justificar ese gasto mediante documentación alternativa. En estos casos, Hacienda permite presentar otros comprobantes siempre que el gasto sea real, esté relacionado con tu actividad y quede debidamente registrado. Puedes usar, por ejemplo, un justificante firmado del proveedor, un correo electrónico que confirme el pedido, el ticket del pago si se trata de un gasto menor o incluso un extracto bancario donde figure el importe, la fecha y el concepto. Lo importante es que se pueda acreditar de forma coherente y razonable el vínculo entre el gasto y tu actividad profesional.
En una inspección, Hacienda evaluará si el gasto está debidamente respaldado, aunque no tengas la factura original. Si la documentación alternativa demuestra claramente la existencia y naturaleza del gasto, y está relacionada con tu actividad económica, se puede aceptar como deducible. En cambio, si no logras justificarlo de forma convincente, te pueden denegar la deducción e incluso sancionar por deducirte un gasto sin respaldo válido. Por eso es crucial que, cuando pierdas una factura, documentes cuanto antes los pasos que has seguido para recuperarla y dejes constancia en tu contabilidad.
Mi consejo es que digitalices todas tus facturas y las guardes en la nube o en un sistema de gestión contable. Existen cuentas para autónomos que ya te integran la gestión de facturas con la cuenta bancaria, lo que te ahorra muchos sustos y automatiza los registros. Especialmente si tienes un negocio online o necesitas emitir recibos frecuentemente, usar herramientas bancarias adaptadas a este tipo de necesidades puede marcar una gran diferencia.
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