Como primer paso, cuando recibes un anticipo de un cliente, debes emitir una factura ordinaria, igual que cualquier otra, pero dejando claro que se trata de un anticipo. Esta factura tiene que incluir todos los datos fiscales tuyos y del cliente, el número de factura, la fecha de emisión, el concepto (especificando “anticipo”), la base imponible, el IVA correspondiente y, si procede, la retención de IRPF. El importe final debe estar claramente desglosado con los impuestos incluidos, y no debes olvidarte de detallar también la forma de pago. Aunque todavía no hayas entregado el producto o prestado el servicio, esta factura ya tiene validez fiscal.
El siguiente punto clave es el tratamiento del IVA. La ley obliga a declararlo en el momento en que cobras el anticipo, no cuando se hace la factura definitiva. Es decir, si te hacen un ingreso por anticipado en el mes de julio, tendrás que incluir ese IVA en el tercer trimestre, aunque el trabajo lo entregues más adelante. Esto es algo que muchos autónomos pasan por alto, y puede traer problemas con Hacienda si no se hace correctamente. Recuerda que el anticipo genera la obligación de ingresar ese IVA en el trimestre en curso.
Una vez finalizado el trabajo o entregado el producto, hay que emitir la factura final, restando el anticipo ya cobrado. En esa nueva factura, se detalla el total del servicio y se incluye una línea que reste el importe del anticipo (sin aplicar de nuevo el IVA). El objetivo es no duplicar el IVA que ya declaraste en su momento. Por ejemplo, si el presupuesto total era de 2.500 €, y ya cobraste un anticipo de 1.000 €, en la factura final solo aplicarás el IVA sobre los 1.500 € restantes.
Además de la parte fiscal, es fundamental que lo reflejes bien en tu contabilidad: el anticipo debe registrarse en tu libro de ingresos en el momento en que lo cobras, aunque todavía no hayas prestado el servicio. Esto te ayuda a mantener el orden, evita errores y mejora el control de tu flujo de caja. Si gestionas tus facturas con una cuenta para autónomos adecuada, te resultará más sencillo controlar los ingresos anticipados y sus correspondientes impuestos.
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