Entender cómo justificar un gasto pagado en metálico siendo autónomo puede parecer complicado, pero aquí te lo explico de forma clara y con la información más actualizada. Hacienda exige tres requisitos para que un gasto sea deducible: que esté relacionado directamente con tu actividad profesional, que cuente con una justificación documental válida (como una factura o recibo con los datos fiscales completos), y que esté correctamente registrado en tu contabilidad. Cumpliendo estos tres puntos, no debería haber problema a la hora de justificar un pago realizado en efectivo.
Cuando haces un pago en metálico, lo recomendable es solicitar siempre un recibo firmado por la persona o empresa que lo ha recibido. Este documento debe incluir nombre completo o razón social, NIF, dirección, concepto del gasto y la cuantía exacta. Aunque Hacienda da prioridad a las facturas, también acepta otros justificantes si reflejan de forma clara el gasto y su relación con tu actividad. Además, es fundamental conservar cualquier documento que demuestre que el pago ha sido real, como un correo electrónico o incluso una conversación donde se refleje la transacción.
En caso de que no cuentes con una factura o justificante formal, existe la opción de incluir el gasto como “gasto de difícil justificación”. Esta opción está disponible para quienes están en estimación directa simplificada y permite aplicar una deducción del 5 % sobre el rendimiento neto con un tope de 2.000 € al año. Es una forma útil de cubrir pequeños pagos en metálico que, aunque reales, no puedes justificar al 100 % con documentos oficiales.
Por último, te recomiendo que seas constante en el registro de estos gastos y que lleves una contabilidad lo más detallada posible. Si quieres evitar complicaciones a largo plazo, una buena solución es contar con una cuenta bancaria profesional que te permita separar claramente tus ingresos y gastos como autónomo.
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