Organizar los gastos como autónomo para Hacienda es una de esas tareas que, si haces bien desde el principio, te ahorra muchos dolores de cabeza a final de trimestre. Lo primero es tener claro qué gastos son deducibles: tienen que estar directamente relacionados con tu actividad, estar justificados con una factura completa (los tickets no suelen valer) y estar registrados de forma ordenada. Esto incluye desde la cuota de autónomos hasta herramientas de trabajo, gastos de oficina, suministros, asesoría, desplazamientos o formación. Lo más importante es que cada uno esté bien documentado y clasificado.
Una de las mejores decisiones que puedes tomar como autónomo es abrir una cuenta bancaria profesional separada de tu cuenta personal. Esto facilita muchísimo la conciliación bancaria y te ayuda a tener claros los movimientos del negocio. A partir de ahí, establece una rutina para guardar las facturas, sean digitales o en papel, con su fecha, número, proveedor y justificante de pago. Además, lleva al día los libros de ingresos, gastos e inversiones, ya que son obligatorios y Hacienda puede pedírtelos en cualquier momento.
Los gastos que se pueden deducir son más amplios de lo que mucha gente cree, pero siempre deben cumplir con los criterios de afectación directa. Si trabajas desde casa, por ejemplo, puedes deducir un porcentaje de los suministros como luz, agua o internet, aplicando la proporción de los metros cuadrados destinados a la actividad. También se pueden incluir seguros, software, hosting, dominios, cuotas de coworking o incluso parte del teléfono móvil. Para compras importantes como un ordenador, lo ideal es amortizarlo en varios años para no inflar un solo ejercicio.
Por último, para que todo esto tenga sentido y no se convierta en un caos, es clave tener al día tus declaraciones trimestrales. El modelo 130 para el IRPF y el 303 para el IVA son obligatorios para la mayoría de autónomos. Controlar bien los gastos deducibles te permitirá pagar menos impuestos y hacerlo con tranquilidad. Si además eliges una cuenta bancaria con herramientas de control y etiquetado de gastos, te será mucho más fácil llevarlo todo al día sin complicarte.
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