Registrar correctamente los gastos siendo autónomo es una de las claves para mantener el control financiero y cumplir con Hacienda. Si utilizas Excel o Google Sheets (la hoja de cálculo de Google Drive), lo más importante es tener una plantilla clara y bien estructurada. En ella deberías incluir columnas para la fecha, concepto del gasto, proveedor, NIF, base imponible, IVA, retención de IRPF si aplica, y el total. Con estos datos bien organizados, podrás justificar cada gasto en caso de inspección y calcular tus impuestos sin errores.
Google Drive ofrece una ventaja adicional: puedes automatizar el registro de gastos usando Google Forms. Configuras un formulario que tú mismo puedes rellenar desde el móvil o el ordenador, y cada entrada se almacena automáticamente en una hoja de cálculo en tu cuenta de Drive. Esto es muy útil cuando estás en movimiento o tienes que registrar tickets y facturas a lo largo del día. Además, puedes adjuntar imágenes de los tickets o facturas escaneadas para tenerlo todo en un solo sitio y facilitar el trabajo al gestor.
Si prefieres Excel, puedes trabajar con plantillas que incluyan fórmulas automáticas para calcular totales mensuales o trimestrales, clasificar los gastos por categorías (como suministros, transporte, suscripciones digitales, etc.) y crear gráficos para ver la evolución. También puedes usar tablas dinámicas para agrupar gastos por proveedor o por tipo, lo que te ayuda a detectar en qué estás gastando más y dónde puedes recortar. Lo ideal es actualizar el archivo mínimo una vez a la semana para no acumular tareas ni perder ningún justificante.
Mantener este orden no solo te permite cumplir con Hacienda, también te da una visión clara de la rentabilidad de tu actividad. Y si además combinas esta gestión con una buena cuenta bancaria adaptada a autónomos, el control es mucho más efectivo. Hay cuentas que categorizan automáticamente los movimientos, permiten exportar datos fácilmente o integran con herramientas contables, lo que puede ahorrarte horas de trabajo administrativo.
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