Si te das cuenta de que has enviado una factura con algún dato incorrecto—ya sea el importe, el NIF del cliente, el tipo de IVA o cualquier otra información relevante—lo primero que debes saber es que no puedes modificar directamente la factura original. La normativa fiscal en España es clara: una vez emitida, una factura no se puede borrar ni alterar. Lo que corresponde hacer es emitir una factura rectificativa, un documento legal que permite corregir errores manteniendo la trazabilidad contable.
La factura rectificativa debe tener su propia numeración, distinta a la de las facturas normales, y debe referirse explícitamente a la factura original que corrige, indicando su número y fecha. También debe incluir una breve explicación del motivo de la rectificación, ya sea por un error de cálculo, un importe equivocado o un dato fiscal incorrecto. Puedes emitir una rectificativa por el importe total o solo por la parte que varía, aunque lo más común es emitirla en negativo, restando el valor que estaba mal reflejado.
Si todavía no has presentado los modelos trimestrales (como el 303 de IVA), puedes hacer la rectificación y ajustar los datos en el propio trimestre sin mayor problema. Pero si el error se detecta una vez presentada la declaración, la factura rectificativa te servirá para ajustar los importes en el trimestre siguiente o, si corresponde, en una declaración complementaria. Es fundamental conservar tanto la factura original como la rectificativa y notificar al cliente, ya que él también debe ajustarlo en su contabilidad.
Este mecanismo también es útil si, por ejemplo, has emitido una factura y finalmente no se va a cobrar, ya sea porque el cliente no ha pagado o porque se ha cancelado el servicio. En esos casos puedes emitir una rectificativa para anular la operación y recuperar el IVA, siempre que hayan pasado los plazos legales y hayas reclamado el cobro de forma formal.
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