Como autónomo, puedes deducir ciertos gastos incluso si no tienes factura, siempre que estén bien justificados y relacionados directamente con tu actividad profesional. La clave está en que puedas demostrar de forma clara y coherente que ese gasto está vinculado a tu negocio. Hacienda no exige siempre una factura, aunque sí que necesitas alguna forma de respaldo documental: por ejemplo, un recibo, un contrato o un extracto bancario donde se refleje el cargo. Esto aplica a casos muy comunes como el pago de la cuota de autónomos, los seguros profesionales, o incluso los sueldos y seguros sociales si tienes trabajadores a tu cargo.
Una cosa importante que debes tener en cuenta es que, aunque puedas deducir un gasto sin factura en el IRPF, no podrás deducir el IVA correspondiente. Para Hacienda, la factura es el único documento válido para poder deducirte ese impuesto. Por tanto, si tu proveedor no te da factura, solo podrás imputar ese gasto como deducible en el Impuesto sobre la Renta, pero no en el IVA trimestral. Esto es especialmente relevante si tienes muchos gastos pequeños donde no siempre te entregan factura, como algunas suscripciones online o servicios de terceros.
Hay además una deducción llamada “gastos de difícil justificación” que permite a los autónomos en estimación directa simplificada deducirse un 5 % adicional de la diferencia entre ingresos y gastos, con un máximo de 2.000 € al año, sin necesidad de justificar con documentos cada uno de esos importes. Esta es una especie de compensación por todos esos pequeños gastos que sabemos que existen pero que muchas veces no se pueden documentar al 100 %. Aun así, no deberías abusar de esto, porque si te toca una inspección, lo ideal es que puedas justificar la mayoría de tus gastos con alguna evidencia.
Al final, llevar una buena gestión documental, aunque no siempre consigas la factura, puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Por eso es tan útil contar con herramientas y cuentas bancarias que te ayuden a ordenar y clasificar tus gastos desde el primer momento. Si estás empezando o buscas mejorar tu operativa financiera como autónomo, te puede interesar ver algunas de las mejores opciones para gestionar tu cuenta bancaria profesional.
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