Resumen rápido
- El mandato SEPA autoriza al acreedor a iniciar adeudos y a la entidad del pagador a cargarlos en la cuenta indicada.
- Lo firma el deudor, o una persona con poder suficiente, antes de presentar el primer cobro.
- Debe incluir la referencia única del mandato, el identificador del acreedor, los datos del deudor, el IBAN, el tipo de pago, la fecha y la firma.
- CORE puede utilizarse con consumidores y empresas; B2B está reservado a no consumidores y tiene reglas de devolución distintas.
- El acreedor debe custodiar el mandato firmado y conservar también sus modificaciones y cancelación.
- Si pasan 36 meses sin presentar ningún adeudo bajo ese mandato, ya no puede utilizarse para nuevos cobros.
Qué es un mandato SEPA y quién debe firmarlo
El mandato SEPA, también llamado orden de domiciliación, es el consentimiento que da el pagador para que el acreedor pueda iniciar adeudos directos sobre una cuenta. El Banco de España señala que la autorización debe ser previa, expresa y firmada. Puedes consultar su guía oficial sobre adeudos domiciliados.
Un adeudo no funciona igual que una transferencia. En una transferencia, quien paga ordena el envío del dinero; en un adeudo, quien cobra inicia la operación basándose en la autorización del deudor. Si tu necesidad real es enviar dinero y no cobrar recibos, consulta nuestra guía sobre transferencias bancarias.
El mandato debe firmarlo el titular de la cuenta de cargo o una persona con poder suficiente para hacerlo en su nombre. El acreedor es quien debe asegurarse de obtenerlo y custodiarlo. Sin una orden válida, el adeudo puede considerarse no autorizado.
Qué datos debe incluir un mandato SEPA
Puedes utilizar el modelo de tu entidad o una plantilla compatible con SEPA, pero comprueba que incluya los elementos esenciales:
- La referencia única del mandato o RUM, asignada por el acreedor.
- Nombre e identificador del acreedor.
- Nombre y domicilio del deudor.
- IBAN de la cuenta de cargo y BIC cuando corresponda.
- Tipo de pago: único o recurrente.
- Esquema aplicable: CORE o B2B.
- La indicación clara de que se trata de un mandato de adeudo directo SEPA y el texto de autorización correspondiente.
- Fecha de firma y firma del deudor.
Si tienes dudas con el número de cuenta, aquí explicamos qué es el IBAN bancario y cómo se estructura.
SEPA España aclara que el diseño del documento puede variar siempre que contenga la información necesaria. También establece que la referencia del mandato debe ser única para poder relacionar cada autorización con sus adeudos. Puedes comprobar los requisitos en las preguntas frecuentes de SEPA España sobre el mandato.
Error común: guardar solo el IBAN y una casilla de “domiciliación aceptada” en el CRM. Eso no sustituye por sí solo a un mandato firmado que puedas aportar si después tienes que justificar el cobro.
Cómo crear un mandato SEPA paso a paso
1. Elige CORE o B2B. CORE es el esquema estándar y puede utilizarse con particulares, autónomos y empresas. B2B se reserva a no consumidores, como empresas o profesionales, y exige controles adicionales por parte de la entidad del deudor.
| Esquema | Quién puede pagar | Diferencia clave |
|---|---|---|
| CORE | Particulares, autónomos y empresas | El esquema permite solicitar el reembolso de un adeudo autorizado durante ocho semanas; los no autorizados pueden reclamarse hasta 13 meses. |
| B2B | Empresas, autónomos y otros no consumidores | No hay derecho de reembolso para una operación autorizada una vez cargada y la entidad del deudor debe comprobar el mandato. |
El European Payments Council explica las reglas de los adeudos directos SEPA y contempla mandatos tanto en papel como electrónicos.
2. Confirma tu identificador de acreedor. Necesitas el identificador que corresponda a tu operativa de adeudos. Compruébalo con la entidad o proveedor de servicios de pago con el que vayas a presentar los cobros; no inventes uno.
3. Asigna una referencia única. La RUM identifica ese mandato concreto. Lo práctico es utilizar una referencia que permita localizar al cliente o contrato internamente sin incluir datos personales innecesarios.
4. Completa el documento y consigue la firma. Incluye los campos obligatorios y el texto correspondiente a CORE o B2B. Puede firmarse en papel o mediante un procedimiento electrónico jurídicamente válido que permita conservar evidencia de la autorización.
5. Archívalo antes del primer cobro. El mandato debe existir antes de iniciar los adeudos. No es un documento que convenga intentar regularizar después.
Ejemplo hipotético: una consultora que cobra 600 € al mes a otra sociedad puede valorar B2B si ambas partes actúan como no consumidores y sus entidades admiten ese esquema. Si la misma consultora cobra cuotas a particulares, esos clientes deben ir por CORE.
Si vas a cobrar recibos de forma recurrente, también puede ayudarte comparar los mejores bancos y cuentas para emitir recibos. Si eres quien va a pagar y quieres organizar domiciliaciones, la guía de bancos y cuentas para domiciliar recibos encaja mejor con ese caso.
Cómo conservar un mandato SEPA y durante cuánto tiempo
La responsabilidad de custodia recae en el acreedor. Debes conservar el mandato firmado y también la trazabilidad de sus modificaciones o cancelación.
No conviene borrar el documento cuando llega el último cobro. SEPA España indica que debe conservarse mientras esté en vigor, durante el periodo de reembolso y durante los plazos legales de conservación documental que correspondan después de cancelarlo.
En la práctica:
- Guarda el documento completo, no solo los datos que has extraído de él.
- Conserva la firma y las evidencias asociadas a la autorización.
- Archiva junto al mandato cualquier modificación, revocación o cancelación.
- Utiliza la RUM como clave de búsqueda en lugar de exponer el IBAN en el nombre del archivo.
- Restringe el acceso a los datos bancarios y mantén copias de seguridad.
- Organiza el archivo para poder recuperar rápidamente el mandato si tu entidad solicita una copia.
En CORE, una operación no autorizada puede reclamarse hasta 13 meses después del adeudo. Ese periodo no debe confundirse con una fecha universal para borrar el mandato: si la normativa que afecta a tu empresa o las condiciones de tu proveedor de servicios de pago obligan a conservarlo durante más tiempo, aplica el plazo que corresponda.
Consejo práctico: guarda el mandato en el expediente digital del cliente o contrato, pero como documento independiente y fácilmente recuperable. Una hoja de cálculo con la RUM y el IBAN puede servirte como índice; no sustituye a la autorización firmada.
Cuándo hay que crear un mandato nuevo
No todo cambio obliga a empezar de cero. Si el deudor cambia de cuenta, SEPA España lo trata como una modificación del mandato existente: conserva el documento original y anexa el cambio.
Sí necesitas un mandato nuevo cuando:
- cambias de CORE a B2B o de B2B a CORE;
- cambia el deudor;
- el mandato anterior ha sido revocado y necesitas una nueva autorización;
- han pasado 36 meses desde el último adeudo presentado bajo ese mandato.
Los 36 meses se cuentan desde el último adeudo presentado, aunque fuera rechazado, devuelto o reembolsado. Después de ese periodo de inactividad, el acreedor debe obtener un nuevo mandato antes de volver a cobrar.
Qué revisar antes de presentar el primer adeudo
Antes de enviar una remesa, comprueba cuatro cosas: que el mandato esté firmado, que la RUM sea única, que el IBAN esté bien transcrito y que el esquema corresponda al tipo de cliente.
Para organizar la operativa bancaria puedes revisar nuestras cuentas para empresas y comparar los mejores bancos y cuentas para empresas según la forma en la que vayas a gestionar tus cobros.
Para una empresa que va a emitir adeudos de forma habitual, Bankinter Empresas es una opción recomendada que merece la pena valorar. Puedes consultar primero nuestro análisis de Bankinter Empresas y, si encaja con tu negocio, acceder a Bankinter Empresas desde nuestra página recomendada. Antes de contratar, compara las condiciones que te ofrezcan para emisión de adeudos, devoluciones, remesas y soporte.
Conclusión
Un mandato SEPA bien gestionado tiene tres piezas: consentimiento válido, datos correctos y conservación trazable. Si falta cualquiera de ellas, un cobro puede convertirse en un problema cuando el cliente o la entidad pidan justificarlo.
Antes de emitir el primer adeudo, utiliza un modelo compatible con tu esquema, consigue la firma y crea un sistema de archivo que conserve también los cambios. No necesitas complicarlo más: lo importante es que la autorización sea válida, localizable y coherente con cada cobro.
