Resumen rápido
- Comprueba que la deuda es correcta, está vencida y puedes demostrarla.
- Contacta primero con el cliente por escrito y pide una fecha concreta de pago.
- Si no responde, envía una reclamación formal que deje constancia del intento de negociación.
- En operaciones entre empresas o profesionales pueden corresponder intereses de demora y costes de cobro.
- Si el impago continúa, el procedimiento monitorio puede servir para reclamar una deuda dineraria documentada.
- Guarda factura, contrato o presupuesto, albaranes, correos y justificantes del recibo devuelto.
- Si el importe es relevante o el cliente discute la deuda, merece la pena consultar con un profesional antes de judicializarla.
Qué comprobar antes de reclamar el recibo impagado
Empieza revisando que no haya un error administrativo. Comprueba el importe, la fecha de vencimiento, los datos del cliente y que el trabajo o producto se entregó según lo acordado.
Después, reúne todas las pruebas disponibles:
- Factura emitida.
- Contrato o presupuesto aceptado.
- Pedido, albarán o justificante de entrega.
- Correos o mensajes relacionados con el encargo.
- Justificante bancario del recibo devuelto.
- Comunicaciones en las que el cliente reconozca la deuda.
Error común: quedarse únicamente con el justificante del recibo devuelto. Es mucho mejor poder reconstruir toda la operación comercial.
Si eres autónomo y quieres ordenar mejor esta parte del negocio, en la sección de autónomos de Finantres encontrarás más guías enfocadas a cobros y gestión diaria.
Cómo reclamar un recibo impagado paso a paso
1. Contacta con el cliente y confirma el motivo del impago
El primer mensaje no necesita sonar a reclamación judicial. Puede haber un error de datos, un problema puntual de liquidez o simplemente un descuido.
Escribe al cliente indicando:
- Número de factura o referencia.
- Importe pendiente.
- Fecha en la que venció.
- Forma prevista de pago.
- Una fecha concreta para regularizarlo.
Mejor dejarlo por escrito aunque también hables por teléfono. Así tendrás constancia de las gestiones realizadas.
También puedes facilitar una alternativa de cobro cuando el problema esté en el método utilizado. Por ejemplo, aquí explicamos cómo cobrar una factura con tarjeta a distancia.
2. Facilita una forma sencilla de pagar
Si el cliente reconoce la deuda y solo falta completar el pago, reducir fricciones puede ayudarte más que seguir enviando recordatorios.
Una opción es utilizar un enlace de pago para que pueda abonar la cantidad pendiente sin repetir todo el proceso de cobro.
Si optas por esta vía, también puedes consultar cómo crear y enviar un enlace de pago paso a paso.
Eso sí: ofrecer otra forma de pago no significa aceptar nuevos aplazamientos indefinidamente. Si acuerdas una nueva fecha, déjala por escrito.
3. Envía un requerimiento formal si no paga
Cuando los primeros avisos no funcionan, toca dejar de enviar simples recordatorios y realizar una reclamación más formal.
Incluye como mínimo:
- Tus datos y los del cliente.
- Origen de la deuda.
- Número e importe de la factura.
- Fecha de vencimiento.
- Cantidad reclamada.
- Forma de pago.
- Un plazo razonable para responder o pagar.
El burofax con certificación de contenido y constancia de entrega es una opción habitual porque facilita acreditar lo enviado y su recepción. Pero hay un matiz importante: si prevés terminar reclamando judicialmente, no conviene limitarse a exigir el pago sin más.
Con carácter general, la normativa exige acreditar un intento previo de negociación antes de determinadas reclamaciones civiles y mercantiles. La negociación directa entre las partes puede servir, pero debe poder documentarse correctamente. La Ley Orgánica 1/2025 sobre eficiencia del Servicio Público de Justicia establece este requisito de procedibilidad y regula cómo acreditar el intento de negociación.
Consejo práctico: si la cantidad es importante y crees que acabarás en el juzgado, prepara este requerimiento pensando también en la prueba que necesitarás después.
¿Puedes reclamar intereses además del importe pendiente?
Depende de quién sea el cliente y de la operación.
Cuando hablamos de operaciones comerciales entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece que, cumplidos los requisitos legales, pueden devengarse intereses de demora. Si no se ha pactado otro tipo, la referencia legal se calcula sumando ocho puntos porcentuales al tipo aplicado por el Banco Central Europeo que corresponda según el semestre.
Además, en esas operaciones comerciales el acreedor tiene derecho, cuando procede, a una cantidad fija de 40 € por costes de cobro, sin perjuicio de otros costes acreditados que puedan reclamarse conforme a la ley.
Esto no debe aplicarse automáticamente a cualquier cliente. La Ley 3/2004 excluye expresamente las operaciones comerciales en las que intervienen consumidores.
Ejemplo hipotético: si una empresa te debe una factura de 1.000 €, no significa que debas limitar necesariamente la reclamación a esos 1.000 €. En una operación B2B pueden entrar en juego intereses de demora y costes de cobro, pero antes de calcularlos conviene comprobar que la operación cumple los requisitos de la normativa.
Cuándo acudir al procedimiento monitorio
Si el cliente sigue sin pagar y puedes demostrar la deuda, una de las vías que puedes valorar es el procedimiento monitorio.
La Ley de Enjuiciamiento Civil, en sus artículos sobre el proceso monitorio permite utilizarlo para reclamar deudas dinerarias de cualquier importe que sean líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, siempre que puedan acreditarse mediante la documentación admitida por la ley, como facturas, albaranes u otros documentos habituales de la relación comercial.
Para la petición inicial del monitorio no es obligatorio utilizar abogado ni procurador. Sin embargo, si el deudor se opone o hay que pasar posteriormente a determinados trámites de ejecución, la asistencia profesional puede resultar necesaria según la cuantía y el procedimiento.
Por eso, el monitorio tiene más sentido cuando la deuda está bien documentada y no existe una discusión compleja sobre el trabajo realizado. Si el cliente afirma que el servicio se prestó mal, que nunca aceptó el presupuesto o que el importe no es correcto, la reclamación puede complicarse.
Cómo reducir el riesgo de tener otro recibo impagado
Cobrar una deuda resuelve el problema de hoy. Mejorar el sistema de cobro reduce la posibilidad de repetirlo.
Empieza controlando vencimientos y previsiones. Nuestra guía sobre tesorería para pymes y autónomos puede ayudarte a detectar antes los retrasos y evitar que una factura olvidada se convierta en un problema de liquidez.
También merece la pena ofrecer métodos de pago sencillos desde el principio. Puedes comparar los mejores enlaces de pago para negocios si cobras servicios o facturas de manera remota.
Para clientes con los que ya mantienes contacto directo, otra posibilidad es cobrar por WhatsApp mediante un enlace de pago, siempre dejando clara la factura o concepto que se está abonando.
Y si no tienes una tienda online, también existen opciones para cobrar con tarjeta a distancia sin tener una web.
Por último, mantener bien separada y organizada la operativa empresarial facilita controlar entradas, devoluciones y pagos pendientes. Si estás revisando dónde gestionar las finanzas de tu empresa, Bankinter Empresas es nuestra opción recomendada para comparar. Antes de contratar, revisa sus condiciones y costes para comprobar que encajan con la operativa real de tu negocio.
Conclusión
Para reclamar un recibo impagado a un cliente, no empieces amenazando con ir al juzgado. Primero confirma la deuda, reúne documentos, reclama el pago por escrito y facilita una fecha y una vía concreta para pagar.
Si el cliente continúa sin responder, formaliza la reclamación y asegúrate de documentar correctamente el intento de negociación previa. Cuando la deuda sea dineraria, vencida, exigible y esté bien acreditada, el procedimiento monitorio puede ser el siguiente paso lógico. Y si existe una disputa sobre el servicio, la cuantía es importante o tienes dudas sobre qué reclamar, conviene valorar el caso con un profesional antes de iniciar acciones judiciales.
