Tarjetas corporativas físicas
Las tarjetas corporativas físicas de Payhawk están diseñadas para facilitar la gestión de gastos de empleados que realizan pagos presenciales, viajes de empresa o compras en tiendas físicas. Funcionan bajo el esquema Visa y son tarjetas prepago, lo que significa que no permiten sobregiros ni generan deudas, ya que solo se pueden utilizar si tienen saldo cargado previamente. Cada tarjeta puede configurarse con límites diarios, semanales o mensuales, reglas de aprobación y categorías de gasto específicas. Esto permite que el departamento financiero mantenga un control total sobre el uso de los fondos, reduciendo el riesgo de gastos indebidos.
Tarjetas corporativas virtuales
Las tarjetas virtuales ofrecen una solución instantánea para compras online, suscripciones de software y pagos recurrentes. Pueden generarse en segundos desde la plataforma y asignarse a un usuario, un proyecto o incluso a un gasto específico. Una ventaja clave es la seguridad, ya que se pueden eliminar o reemplazar al instante en caso de sospecha de fraude. Además, las reglas y límites de gasto funcionan igual que en las tarjetas físicas, lo que garantiza el control presupuestario.
Gestión de gastos
El núcleo de Payhawk es su sistema centralizado de gestión de gastos, que permite capturar, aprobar y conciliar cada transacción en tiempo real. A través de su aplicación móvil, los empleados pueden fotografiar recibos o facturas, y el sistema aplica un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer automáticamente los datos y categorizarlos. Esto elimina la introducción manual de datos y acelera los procesos de cierre contable. El panel de administración permite a los responsables financieros filtrar por fechas, categorías, empleados o proyectos, obteniendo una visión detallada del uso del presupuesto.
Control de presupuestos
La herramienta de control de presupuestos de Payhawk está pensada para empresas que necesitan una asignación precisa de recursos a distintos departamentos o proyectos. Se pueden definir límites globales o por usuario y modificar en tiempo real según la evolución del gasto. Los responsables reciben alertas automáticas cuando un presupuesto se acerca al límite, lo que permite ajustar recursos y evitar sobrecostes. Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas que trabajan con proyectos de duración limitada o con múltiples centros de coste.
Integraciones contables
Payhawk se integra con los principales sistemas de contabilidad y ERP, incluyendo SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks, Xero y NetSuite. Estas integraciones permiten que las transacciones se sincronicen automáticamente, junto con los datos de facturas y recibos, evitando duplicidades y errores humanos. Además, la plataforma permite exportar datos en formatos estándar (CSV, XLSX, PDF) para su uso en cualquier sistema.
Gestión multimoneda
Una de las ventajas más destacadas de Payhawk es su capacidad multimoneda, que permite realizar pagos y controlar gastos en diferentes divisas sin perder trazabilidad. Esto resulta esencial para empresas con operaciones internacionales, ya que evita el uso de múltiples proveedores o cuentas. Los tipos de cambio utilizados son competitivos, y el sistema permite consolidar reportes financieros en una única divisa para facilitar la contabilidad.
Reembolsos a empleados
Payhawk facilita los reembolsos a empleados por gastos realizados con fondos propios. El trabajador simplemente registra el gasto en la plataforma, adjunta el comprobante y, tras la aprobación, el importe se transfiere directamente a su cuenta bancaria. Este proceso es rápido y evita que los empleados tengan que esperar largos plazos para recuperar su dinero.
Automatización de facturas
La automatización de facturas de Payhawk utiliza inteligencia artificial para capturar datos clave como proveedor, importe, fecha y categoría contable. Esto no solo agiliza el procesamiento, sino que también permite que las facturas se vinculen automáticamente con las transacciones correspondientes. Además, el sistema puede establecer flujos de aprobación personalizados según el importe o la categoría de gasto.
Retiradas de efectivo
Aunque no es la función principal de la plataforma, las tarjetas de Payhawk permiten retiradas de efectivo en cajeros automáticos. Esta función está sujeta a comisiones y límites que varían según el plan contratado y el país de uso. Está pensada como una solución de contingencia para situaciones en las que no sea posible pagar con tarjeta.
Informes y analítica
Payhawk incluye un módulo avanzado de informes y analítica, que proporciona métricas detalladas sobre los gastos de la empresa. Estos reportes pueden segmentarse por categoría, proyecto, equipo o usuario, y permiten detectar patrones de gasto, ineficiencias o áreas de optimización. Además, los informes son personalizables y exportables, facilitando su uso en presentaciones y auditorías internas.