Resumen rápido
- Una preautorización bloquea fondos, pero no los cobra todavía.
- Si finalmente tienes que cobrar, puedes capturar el importe autorizado según las posibilidades de tu proveedor.
- El cliente debe conocer y aceptar el importe concreto que se va a bloquear.
- No todos los TPV permiten gestionar fianzas mediante preautorización.
- Teya es nuestra opción recomendada para negocios compatibles que necesiten realizar este tipo de operación presencial.
- Si tu sistema no admite preautorizaciones, puedes cobrar la fianza y devolverla posteriormente, aunque suele generar más fricción.
¿Cómo se cobra una fianza con tarjeta?
Tienes dos formas principales de hacerlo:
| Sistema | Qué ocurre con el dinero | Cuándo tiene más sentido |
|---|---|---|
| Preautorización | El importe queda reservado en la tarjeta, pero no se cobra | Fianzas por daños, extras o importes que quizá no sea necesario cobrar |
| Cobro y devolución | Cobras el dinero y después haces un reembolso si todo está correcto | Cuando tu proveedor de pagos no admite preautorizaciones |
Para una fianza, preferimos la preautorización siempre que el TPV y tu actividad la permitan. Evitas hacer un cobro innecesario y posteriormente tener que tramitar una devolución.
Si estás revisando equipamiento para tu negocio, conviene distinguir antes entre los distintos tipos de TPV y confirmar expresamente con el proveedor que ofrece autorización y captura diferida. Que un terminal permita cobrar con tarjeta no significa que permita retener una fianza.
Cómo hacer una preautorización de tarjeta paso a paso
El funcionamiento exacto cambia según el proveedor, pero el proceso habitual es sencillo.
1. Define el importe de la fianza. Antes de pasar la tarjeta, informa al cliente de la cantidad que vas a bloquear y de las circunstancias que podrían justificar un cobro.
2. Selecciona la función de preautorización en el terminal. Introduce el importe y pide al cliente que presente su tarjeta.
3. Guarda el justificante de la operación. La preautorización debe quedar identificada para poder localizarla posteriormente.
4. Cuando termine el servicio, decide qué hacer con ella. Si no hay nada que cobrar, la retención deberá liberarse conforme al procedimiento y plazos de tu proveedor. Si procede un cargo, podrás capturar el importe permitido por el sistema.
Ejemplo práctico: imagina que alquilas material y estableces una fianza de 300 €. El cliente autoriza el bloqueo de esos 300 €, pero no se produce todavía un cobro ordinario. Si devuelve todo correctamente, no tienes que cobrar la fianza. Si existe un cargo justificado de 40 € y tu proveedor admite captura parcial, podrías capturar esos 40 € en lugar de los 300 € completos.
Para negocios con mucho volumen presencial, merece la pena comparar los mejores TPV para comercios. En hoteles, restaurantes y negocios turísticos también tienes opciones específicas entre los TPV para hostelería.
Teya: nuestra opción recomendada para cobrar fianzas con tarjeta
Para un negocio que necesita gestionar depósitos de seguridad presencialmente, Teya es nuestra opción recomendada, siempre que la función de preautorización esté disponible para tu actividad.
Teya permite reservar temporalmente una cantidad en la tarjeta desde su datáfono y posteriormente capturar el pago. Su documentación también contempla la captura parcial y señala expresamente usos como hoteles y alquiler de coches o equipos. La preautorización se realiza desde el terminal y está documentada para tarjetas Visa y Mastercard.
Puedes consultar directamente la documentación de Teya sobre preautorizaciones.
Hay un matiz importante: no conviene asumir que una preautorización puede mantenerse indefinidamente. Teya indica que la duración de sus retenciones puede variar entre 1 y 30 días según el esquema de tarjeta y el tipo de negocio, y el propio terminal muestra la fecha de caducidad. También especifica que la anulación manual desde ese flujo solo puede realizarse el mismo día en que se crea la operación.
Por eso, antes de utilizar una fianza durante estancias o alquileres largos, confirma que los plazos del sistema encajan con tu operativa.
Si quieres comparar antes de decidir, también puedes revisar nuestra selección de mejores datáfonos del mercado.
¿Cuánto se puede bloquear en una tarjeta como fianza?
No existe una cifra universal válida para cualquier negocio. El importe debe tener sentido respecto al servicio y, sobre todo, el cliente debe conocer la cantidad que se va a bloquear.
En España, el artículo 47 del Real Decreto-ley 19/2018 establece que, cuando el importe exacto de una operación con tarjeta no se conoce de antemano, solo pueden bloquearse fondos si el ordenante ha consentido la cantidad exacta que se bloqueará. Puedes consultar el texto consolidado del Real Decreto-ley 19/2018 en el BOE.
En la práctica, evita fórmulas ambiguas como «se podrá retener una cantidad por posibles daños». Es mejor informar antes del servicio de qué importe se bloqueará, qué cubre y en qué circunstancias podría cobrarse.
El Centro Europeo del Consumidor en España también recuerda que en determinados alojamientos es habitual solicitar una tarjeta como garantía o un depósito de seguridad y recomienda prestar atención a las condiciones aplicables. Ver recomendaciones del Centro Europeo del Consumidor
Errores que conviene evitar al cobrar una fianza
Cobrar directamente cuando puedes preautorizar. Un cargo real obliga después a procesar una devolución y el cliente puede tardar en volver a ver el dinero disponible, dependiendo del proveedor y del emisor de su tarjeta.
Confundir cancelar una preautorización con hacer un reembolso. Si el dinero nunca llegó a capturarse, no estás devolviendo un pago: estás liberando una retención. Si ya lo cobraste, entonces sí necesitas tramitar una devolución.
No revisar las comisiones. Las condiciones dependen de cada proveedor. Antes de contratar, revisa nuestra guía de comisiones TPV y ten en cuenta que un TPV sin comisiones no implica necesariamente que todo el servicio sea gratuito.
Prometer un plazo exacto de liberación sin comprobarlo. La disponibilidad final de los fondos puede depender del sistema de tarjetas, del proveedor y del banco del cliente.
¿Y si necesitas pedir la fianza a distancia?
Aquí hay que distinguir entre cobrar una cantidad online y realizar una auténtica preautorización.
Un enlace de pago normal puede servir para cobrar una fianza y devolverla después, pero no debe darse por hecho que funciona como una retención. Para gestionar autorizaciones sin captura en reservas online necesitas un proveedor que admita expresamente esa operativa.
Si la fianza se solicita antes de que el cliente llegue al establecimiento, revisa las opciones de TPV virtual y las diferentes pasarelas de pago, comprobando específicamente si permiten preautorización, captura posterior y captura parcial.
Conclusión
Para cobrar una fianza o depósito con tarjeta, la preautorización suele ser la solución más adecuada: reservas una cantidad sin cobrarla directamente y solo capturas dinero cuando realmente procede.
Si necesitas hacerlo presencialmente en un hotel, alquiler de vehículos, alquiler de equipos u otro negocio compatible, Teya destaca como nuestra opción recomendada por disponer de una operativa específica de preautorización desde el datáfono. Antes de contratar cualquier solución, comprueba compatibilidad, duración de las retenciones, comisiones y condiciones aplicables a tu actividad.
