Resumen rápido
- Un datáfono sirve para aceptar pagos con tarjeta, móvil o contactless en un negocio físico.
- Puede ser fijo, portátil, móvil, Android, con SIM, con wifi o integrado con caja.
- No siempre es obligatorio tener datáfono en España, pero en muchos negocios ya es casi imprescindible.
- El coste real depende del terminal, la comisión por operación, el mantenimiento y las condiciones del proveedor.
- Para negocios pequeños puede encajar un datáfono sin banco o de pago por uso.
- Para comercios con mucho volumen puede convenir negociar con el banco una tarifa más ajustada.
- Antes de contratar, compara opciones en nuestras listas de mejores datáfonos y mejores TPV para comercios.
Qué es un datáfono
Un datáfono es un terminal que permite cobrar con tarjeta o medios digitales en un punto de venta. El cliente acerca, inserta o pasa la tarjeta; el terminal envía la operación al sistema de pagos; el banco o emisor autoriza la compra; y el comercio recibe después el dinero en su cuenta.
El Banco de España explica que el terminal punto de venta o TPV permite realizar compras de forma cómoda y rápida, y que en caso de rechazo de una operación la entidad actúa como intermediaria del proceso.
En la práctica, el datáfono es una pieza básica para bares, restaurantes, tiendas, taxis, peluquerías, clínicas, ferias, mercados, talleres, hoteles y profesionales que cobran presencialmente.
Consejo experto: no elijas un datáfono solo por el precio del aparato. A veces el terminal cuesta poco, pero la comisión por operación es más alta. Si cobras mucho cada mes, esa diferencia pesa más que el coste inicial.
Cómo funciona un datáfono
El funcionamiento básico es sencillo:
- El comercio introduce el importe.
- El cliente paga con tarjeta, móvil o reloj.
- El datáfono envía la operación al procesador.
- El banco o emisor valida el pago.
- El terminal confirma o rechaza la operación.
- El comercio recibe el abono según el plazo pactado.
El proceso suele tardar pocos segundos, pero detrás intervienen varias partes: comercio, proveedor del TPV, entidad adquirente, red de tarjetas, banco emisor y cuenta del cliente.
Por eso es importante que el datáfono tenga buena conexión, soporte fiable y liquidaciones claras. Si falla en hora punta, no solo pierdes una venta: también generas cola, estrés y mala experiencia.
Tipos de datáfono
No todos los datáfonos sirven para lo mismo. El mejor depende de cómo cobras.
| Tipo de datáfono | Mejor para | Punto a vigilar |
|---|---|---|
| Fijo | Comercios con caja estable. | Menos movilidad. |
| Portátil | Bares, restaurantes y terrazas. | Batería y cobertura. |
| Móvil con SIM | Repartos, ferias, taxis y servicios a domicilio. | Coste de datos o cobertura. |
| Android | Negocios que quieren apps, caja e inventario. | Precio y curva de uso. |
| Sin banco | Autónomos y pequeños negocios. | Comisión por operación. |
| Integrado con TPV de caja | Hostelería y retail con mucho volumen. | Instalación y dependencia del proveedor. |
Si todavía estás comparando formatos, puedes ampliar en nuestra guía de tipos de TPV y en la selección de mejores TPV portátiles.
Mejores datáfonos según uso
Para elegir con criterio, conviene empezar por el tipo de negocio.
Si tienes una tienda física, necesitas estabilidad, rapidez y buen cierre de caja. Si trabajas en movilidad, necesitas batería y conexión. Si tienes hostelería, necesitas que el camarero pueda cobrar en mesa sin depender de una caja fija.
Estas listas te ayudan a comparar por caso de uso:
- Para comercios generales: Mejores TPV para comercios.
- Para bares: Mejores TPV para bares.
- Para hostelería: Mejores TPV para hostelería.
- Para restaurantes: Mejores TPV para restaurantes.
- Para peluquerías: Mejores TPV para peluquerías.
- Para taxis: Mejores datáfonos para taxi.
- Para zapaterías: Mejores TPV para zapatería.
Ejemplo práctico: una cafetería con terraza suele necesitar un TPV portátil o inalámbrico. Una tienda pequeña puede funcionar con uno fijo. Un profesional que cobra en casa del cliente necesita uno móvil con SIM o conectado al teléfono.
Datáfono fijo o portátil
El datáfono fijo se coloca junto a la caja. Es cómodo si el cliente siempre paga en mostrador. Suele ser estable, rápido y suficiente para comercios tradicionales.
El datáfono portátil permite moverte por el local. Es más útil en restaurantes, bares, terrazas, hoteles, clínicas o negocios donde el cliente no siempre pasa por caja.
La elección depende de la operativa diaria. Si el cliente se desplaza hasta el mostrador, fijo. Si tú te desplazas hasta el cliente, portátil.
Error común: contratar un datáfono fijo porque parece más barato y luego descubrir que el personal pierde tiempo llevando a los clientes hasta caja. En hostelería, ese pequeño detalle puede afectar mucho a la rotación de mesas.
Si necesitas movilidad, revisa también los mejores datáfonos sin wifi y los datáfonos GPRS.
Datáfono con banco o libre
Puedes contratar un datáfono con un banco tradicional o con un proveedor independiente.
Un datáfono bancario puede encajar si ya trabajas con esa entidad, tienes volumen de facturación y puedes negociar condiciones. En algunos casos, el banco ofrece tarifa plana, bonos de facturación o terminal incluido.
Un datáfono libre puede encajar si eres autónomo, vendes poco, trabajas por temporadas o no quieres vincularte a un banco concreto. En este grupo suelen entrar soluciones como SumUp, Zettle, Square, myPOS u otros proveedores similares.
Puedes comparar esta parte en nuestras guías de mejores datáfonos libres y mejores TPV sin banco.
Consejo experto: si facturas poco, puede tener sentido pagar una comisión algo más alta por operación y evitar cuotas fijas. Si facturas mucho, normalmente conviene negociar una comisión más baja aunque exista mantenimiento.
Cuánto cuesta un datáfono
El coste de un datáfono puede venir por varias vías:
- Compra del terminal.
- Alquiler mensual.
- Mantenimiento.
- Comisión por operación.
- Tarifa plana mensual.
- Coste por tarjetas extranjeras.
- Coste por devoluciones o contracargos.
- Coste por segundo terminal.
- Permanencia o penalización por baja.
No mires solo una cifra. Un proveedor puede decir “datáfono desde 0 €”, pero cobrar una comisión más alta por operación o exigir facturación mínima.
Ejemplo práctico: si cobras 8.000 € al mes con tarjeta, una diferencia de 0,30 puntos porcentuales en comisión supone 24 € al mes. En un año son 288 €. Si facturas mucho más, la diferencia se nota todavía más.
Para calcularlo mejor, revisa nuestra guía sobre precio de un TPV y el análisis de comisiones de TPV.
Comisiones que debes mirar
La comisión más habitual es la tasa que el proveedor cobra por cada operación. Puede ser un porcentaje, una tarifa fija o una combinación.
También puede haber diferencias según:
- Tarjeta de débito o crédito.
- Tarjeta nacional o extranjera.
- Tarjeta de empresa.
- Pago con móvil.
- Operación presencial o a distancia.
- Volumen mensual.
- Sector del negocio.
- Riesgo de fraude o devoluciones.
La comisión barata no siempre es la mejor si el servicio falla, liquida tarde o no ofrece soporte. Pero tampoco conviene pagar de más por un terminal que hace lo mismo que otro más económico.
Advertencia importante: pregunta siempre por el coste total, no solo por la comisión anunciada. Si hay cuota mensual, alquiler, permanencia o mínimos de facturación, inclúyelos en el cálculo.
¿Es obligatorio tener datáfono?
En España, con carácter general, no es obligatorio tener datáfono en un comercio, bar o negocio. Un establecimiento puede decidir no aceptar tarjeta, siempre que informe correctamente al cliente y respete las normas aplicables.
Lo que sí es importante es no confundir esto con la obligación de facturar o declarar ventas. Cobrar en efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia no cambia la obligación fiscal: la venta debe registrarse correctamente.
Si quieres profundizar, puedes leer nuestra guía sobre si es obligatorio tener datáfono en España y el artículo sobre normativa de Hacienda sobre el uso del TPV.
Caso realista: un pequeño comercio puede no aceptar tarjeta, pero si sus clientes ya esperan pagar con móvil, quizá pierda ventas. No todo lo que no es obligatorio deja de ser conveniente.
Datáfono y facturación
El resguardo del datáfono no sustituye por sí solo a una factura o ticket válido. Solo demuestra que se ha realizado un pago.
La Agencia Tributaria explica en su apartado de obligación de facturar que empresarios y profesionales deben expedir factura y conservar copia por sus operaciones.
En comercios minoristas, bares o pequeños negocios, muchas ventas pueden documentarse con factura simplificada. Pero debe salir del sistema de caja o facturación, no del justificante bancario del datáfono.
Error común: guardar solo los tickets del TPV bancario y pensar que eso ya sirve como contabilidad. Para Hacienda, lo importante es que venta, cobro, factura, IVA y registro cuadren.
Datáfono para autónomos
Para un autónomo, el mejor datáfono suele ser el que combina coste bajo, facilidad de alta, ausencia de permanencia y liquidaciones claras.
Si cobras poco o de forma irregular, quizá te interese un datáfono de pago por uso. Si cobras todos los días, puede compensarte una tarifa negociada con banco.
Antes de contratar, revisa:
- Si necesitas estar dado de alta como autónomo.
- Si el proveedor permite tu actividad.
- Si hay cuota mensual.
- Si puedes emitir justificantes.
- Si se integra con tu facturación.
- Si puedes usarlo fuera de un local fijo.
- En qué plazo recibes el dinero.
Si tienes dudas sobre requisitos, puedes leer la guía sobre datáfono sin ser autónomo y la de datáfono siendo particular.
Datáfono para comercio físico
En un comercio físico, el datáfono debe ser rápido y fiable. Aquí importa mucho la experiencia del cliente.
Un buen datáfono para tienda debería tener:
- Pago contactless.
- Buena velocidad de autorización.
- Pantalla clara.
- Batería suficiente si es portátil.
- Recibos por email o SMS.
- Cierres de caja sencillos.
- Soporte rápido.
- Integración con caja si tienes mucho volumen.
Si el negocio tiene varias cajas, varios empleados o muchos pagos al día, no elijas solo por precio. Mira también gestión de usuarios, informes, conciliación y facilidad para detectar errores.
Para una visión más específica, puedes revisar los mejores TPV con tablet, mejores TPV táctiles y mejores TPV Android.
Datáfono para ecommerce
Si vendes online, lo que necesitas no es un datáfono físico, sino un TPV virtual o una pasarela de pago.
El TPV virtual permite cobrar con tarjeta en una tienda online. Puede estar contratado con un banco o con proveedores de pago especializados.
Aquí cambian las prioridades: seguridad, integración con ecommerce, métodos de pago, fraude, conversión y comisiones online.
Si tu negocio combina tienda física y online, quizá necesites ambos: datáfono para ventas presenciales y TPV virtual para ecommerce.
Puedes comparar alternativas en nuestras guías de TPV virtual, mejores TPV virtuales y pasarelas de pago para ecommerce.
Qué revisar antes de contratar
Antes de elegir datáfono, revisa esta lista:
- Tipo de terminal.
- Coste inicial.
- Cuota mensual.
- Comisión por operación.
- Permanencia.
- Coste por baja.
- Plazo de liquidación.
- Tarjetas aceptadas.
- Pagos con móvil.
- Soporte técnico.
- Integración con caja.
- Conexión wifi, SIM o cable.
- Recibos digitales.
- Devoluciones y contracargos.
- Condiciones para tarjetas extranjeras.
Consejo experto: haz números con tu facturación real. No compares un datáfono pensando en “una venta tipo”. Calcula cuánto pagarías si cobras 2.000 €, 5.000 € o 15.000 € al mes con tarjeta.
Mejores marcas y proveedores
En el mercado puedes encontrar proveedores bancarios y no bancarios. Algunos son más conocidos por terminales físicos, otros por soluciones móviles o de ecommerce.
En Finantres tienes reviews específicas para comparar:
- Datáfonos SumUp.
- Datáfonos Zettle.
- Datáfonos myPOS.
- Datáfonos Square.
- Datáfonos Getnet.
- Datáfonos Verifone.
- Datáfonos Ingenico.
- Datáfonos Yavin.
No hay un proveedor perfecto para todos. Un autónomo que cobra 1.000 € al mes no necesita lo mismo que un restaurante que factura 60.000 € mensuales con tarjeta.
Cuál elegir según negocio
La decisión rápida podría quedar así:
| Negocio | Datáfono que suele encajar |
|---|---|
| Bar o restaurante | Portátil, rápido y con buena batería. |
| Taxi o reparto | Móvil con SIM y buena cobertura. |
| Tienda pequeña | Fijo o compacto sin mucha cuota. |
| Peluquería | Portátil o de mostrador sencillo. |
| Feria o mercado | Datáfono libre y sin permanencia. |
| Ecommerce | TPV virtual o pasarela de pago. |
| Comercio con mucho volumen | Banco o proveedor con comisión negociada. |
Comparación sencilla: si cobras pocas veces al mes, prioriza flexibilidad. Si cobras muchas veces al día, prioriza comisión baja, estabilidad y soporte.
Conclusión
Un datáfono es mucho más que una máquina para cobrar con tarjeta. Es parte de la experiencia de compra, de tu control de caja y de tus costes mensuales.
Para elegir bien, compara el coste total: terminal, comisión, cuota, permanencia, soporte y plazo de liquidación. Después ajusta la elección a tu negocio: no necesita lo mismo un bar, un taxi, una peluquería, una tienda o un ecommerce.
La mejor decisión no es contratar el datáfono más barato, sino el que te permite cobrar sin fricción, controlar comisiones y trabajar con tranquilidad.
Aquí tienes nuestros rankings:
- Mejores TPVs para bares
- Mejores TPVs para hosteleria
- Mejores TPVs para hosteleria
- Mejores TPVs para comercios
- Los mejores TPV para restaurantes
- Mejores datafonos sin wifi
- Mejores datafonos pequeños
- Mejores TPVs para peluquerías
- Mejores Datáfonos libres
- Mejores TPV Android
- Mejores TPV sin banco
- Mejores TPVs táctiles
- Mejores TPV portátiles
- Mejores Datáfonos para taxi
- Mejores TPVs con doble pantalla
- Mejores TPV con tablet
- Mejores TPVs para joyería
- Mejores TPVs para kiosco
- Mejores TPV para zapatería
