Componentes esenciales del TPV
Para que un TPV en España funcione de forma óptima, debe contar con una combinación de hardware y software bien integrada. Aquí te explico de forma clara y sencilla cada pieza:
1. Hardware: los elementos físicos
- Pantalla táctil o monitor: esencial para operar el TPV de forma rápida e intuitiva. Muchos modelos aseguran resistencia a líquidos y uso intensivo.
- Impresora de tickets: generalmente térmica (impresión rápida, sin tinta, y con gráficos). También existen modelos matriciales para hacer duplicados o soportar condiciones adversas.
- Cajón portamonedas: se abre automáticamente tras la venta. Algunos modelos incluyen cerradura de seguridad o diseños compactos para espacios reducidos.
- Lector de códigos de barras: puede ser de mano, sobremesa, láser o 2D. Su uso agiliza y reduce errores al registrar productos.
- Datáfono o pinpad para tarjetas: permite pagos con chip, banda magnética o contactless (NFC). Puede comunicarse vía cable, Wi‑Fi, o redes móviles.
- Teclado opcional: puede ser un teclado compacto programable o uno estándar si el negocio necesita introducir datos manualmente.
2. Software: el cerebro del sistema
- Programa de gestión de TPV: controla ventas, inventario, cajeros, precios y promociones.
- Integraciones contables y fiscales: cada vez más TPV cumplen las normativas actuales (p. ej. Verifactu y RD 1007/2023), ofreciendo tickets trazables y seguros.
- Gestión de stock en tiempo real: actualiza inventario instantáneamente al escanear o vender, evitando faltantes.
- Informes y analíticas: genera informes de ventas (diarios, semanales, mensuales), compare diferentes periodos y asigna indicadores clave de rendimiento.
3. Conexión hardware‑software
La integración entre los dispositivos (pantalla, impresora, lector, cajón, datáfono) y el software debe ser fluida. Se realiza mediante conexiones USB, RJ11, red o inalámbricas. Algunos TPV tipo “todo en uno” incluyen CPU, monitor e impresora en un solo equipo, reduciendo cables y maximizando fiabilidad.
Tipos de TPV en España
Tras conocer los componentes esenciales del TPV —hardware robusto, software inteligente y su integración fluida— ahora toca elegir qué tipo de TPV se adapta mejor a tus necesidades. Aquí tienes los principales, explicados con claridad para que tomes la mejor decisión:
1. TPV fijo (o tradicional)
Ideal para negocios con un local fijo —tiendas, restaurantes, supermercados— ya que combina pantalla táctil, impresora de tickets, datáfono y lector de códigos. Ofrece gran estabilidad, durabilidad y múltiples funciones, como gestión de inventario y emisión de informes en tiempo real.
2. TPV móvil
Diseñado para que cobres donde estés: ferias, eventos, food trucks o reparto a domicilio. Un lector compacto se conecta por Bluetooth o cable a un smartphone o tablet. Es práctico, económico y agiliza el pago contactless, perfecto si tu negocio requiere movilidad continua.
3. TPV virtual (pasarela online)
No necesitas hardware: todo funciona en la web. Se integra en tu tienda online y facilita pagos con tarjeta y otros métodos digitales. Ahorra costes de equipo físico y aporta flexibilidad en la gestión de cobros remotos.
4. TPV todo en uno
Un paso más: integra en un solo equipo la CPU, pantalla táctil y funciones móviles. Perfecto para cafeterías, boutiques o servicios que alternan punto fijo y móvil. Reducen cables y espacio, pero mantienen control total sobre ventas y stock.
5. TPV para iPad (y similares)
Un iPad con software especializado en ventas se convierte en tu TPV. Interfaz intuitiva y diseño moderno, ideal para pequeños negocios que valoran usabilidad y estética, sin renunciar a funciones como inventario o fidelización.
6. TPV Android con Bizum integrado
La innovación que ofrece BBVA por ejemplo: permite cobrar con Bizum directamente desde un TPV Android. Solo necesitas el teléfono del cliente y él lo autoriza desde su app. Sin tarjetas ni datáfono, es rápido, seguro e incluye informes integrados.
En resumen, la elección depende de tu modelo de negocio:
- 🎯 Local físico y mucha actividad → TPV fijo o todo en uno.
- 🚚 Movilidad constante → TPV móvil o TPV para iPad.
- 🛒 Venta online principal → TPV virtual.
- 💳 Innovación y velocidad en pagos cara a cara → TPV Android con Bizum.
Cómo iniciar una venta paso a paso
Siguiendo los apartados anteriores sobre los componentes del TPV y los distintos tipos disponibles, ahora es momento de entender cómo se desarrolla una venta, paso a paso, desde el inicio del día hasta el cobro.
1. Abre caja y registra al cajero
Antes de empezar el turno, selecciona al cajero o usuario autorizado en el software del TPV. Luego abre el cajón de caja e introduce el importe inicial de efectivo (por ejemplo, 100 €) en el sistema. Este paso es esencial para cuadrar correctamente al final del día.
2. Añade los productos al ticket
Escanea los productos mediante el lector de códigos o búscalos en el sistema desde la pantalla táctil. Si vendes productos sin código, puedes introducirlos manualmente. Confirma cantidades, precios y aplica descuentos si es necesario antes de avanzar.
3. Revisa el subtotal y aplica IVA
El TPV calcula automáticamente el total de la compra, desglosando importe neto, IVA aplicable (21 %, 10 % o 4 %) y total final a pagar. Este desglose aparece en pantalla y te permite verificar que todo esté correcto antes de continuar.
4. Elige el método de pago
Selecciona si el cliente pagará con efectivo, tarjeta, Bizum, cheque regalo o vale de descuento. También es posible dividir el pago entre diferentes métodos. Esta elección determinará el siguiente paso del proceso.
5. Procesa el pago con tarjeta o Bizum
Si se paga con tarjeta, el sistema envía el importe al datáfono. El cliente puede pagar mediante chip, banda o contactless, y en caso necesario introduce su PIN. Para pagos con Bizum (disponible en muchos TPV Android), solo hace falta ingresar el número de teléfono y el cliente confirma desde su app. Es un proceso rápido y seguro.
6. Emite ticket o factura
Con el pago confirmado, el TPV genera un comprobante. Puedes imprimir el ticket, emitir factura simplificada o enviar todo por correo electrónico o WhatsApp si tienes activada esta función. Pregunta siempre al cliente si desea copia.
7. Actualiza inventario y registra la venta
Al cerrar la venta, el sistema descuenta automáticamente el stock vendido, registra el ticket en la base de datos y lo asocia al cajero y al método de pago utilizado. Todo queda guardado para consultas posteriores o análisis de rendimiento.
8. Cierre del ticket y nuevo ciclo
Una vez emitido el ticket, el sistema queda listo para la siguiente venta. No es necesario reiniciar nada: simplemente vuelve al inicio y repite el proceso con el siguiente cliente.
Seguimiento de las ventas y control intermedio
Después de ver cómo iniciar una venta paso a paso, es crucial que tengas herramientas para comprobar qué está ocurriendo en tiempo real y ajustar tu estrategia. Aquí te explico de forma sencilla cómo realizar un seguimiento eficaz y mantener el control durante la jornada.
📊 1. Accede a informes intermedios (informe X)
Durante el día, puedes generar un informe tipo “X”, también conocido como arqueo intermedio. Este informe te ofrece un resumen actualizado de las ventas realizadas, los métodos de pago utilizados (efectivo, tarjeta, Bizum…), descuentos aplicados o devoluciones. Es ideal para:
- Ver cómo va el día frente a objetivos.
- Revisar rápidamente errores o tickets pendientes sin cerrar caja.
⏰ 2. Frecuencia recomendada de control
Haz controles cada pocas horas o en momentos clave (fin de mañana, antes de la pausa de mediodía, cierre de turno…). Así podrás corregir incidencias —como descuadres o cobros mal registrados— cuando aún estás en jornada, evitando acumulación de errores.
👥 3. Filtra y analiza ventas por cajero
Desde tu sistema puedes filtrar las ventas por usuario o terminal. Esto te permite:
- Identificar a los cajeros más productivos.
- Detectar posibles anomalías (muchas devoluciones, reembolsos frecuentes…)
🛍️ 4. Revisa productos y categorías más vendidos
Los informes intermedios habitual muestran datos de:
- Productos con mayor salida.
- Categorías más demandadas.
- Horas punta de ventas.
Con esta información puedes anticiparte a la demanda, reponer stock y mejorar la eficiencia.
💸 5. Control de métodos de pago
Visualiza la distribución entre efectivo, tarjeta y otros métodos. Si detectas un uso excesivo de efectivo, puedes reforzar promociones digitales o capacitar en cobro electrónico para reducir riesgos de manipulación y errores en caja.
🔄 6. Ajustar descuentos y promociones en tiempo real
Si detectas que una promoción no está funcionando, o al contrario, está generando ventas excesivas (y bajando margen), puedes actuar rápidamente y hacer cambios: desactivar la oferta o ajustar precio en segundos.
Con este seguimiento intermedio y la generación periódica de informes tipo “X”, mantendrás el control de tu negocio en tiempo real. Esto supone mayor calidad en el servicio, detección temprana de problemas, gestión proactiva del stock y un cierre de jornada mucho más sencillo.
Cierre de caja paso a paso
Siguiendo la línea de abrir la caja, procesar ventas y hacer seguimientos intermedios, llegamos al momento clave: el cierre de caja, que resume y valida todo lo ocurrido durante el día o turno.
1. Finaliza ventas y bloquea la caja
Antes de cerrar, asegúrate de que no queden tickets en proceso. Después, en el software del TPV, selecciona la opción de cierre de caja para bloquear nuevas ventas y proceder al arqueo.
2. Genera el informe tipo “Z”
Este informe es el cierre oficial. Incluye:
- Totales de ventas (efectivo, tarjeta, Bizum)
- Cantidades de tickets emitidos, anulaciones y devoluciones
- Efectivo real presente en el cajón
- Descuadres si los hay
El TPV imprime o muestra este resumen para que lo compares con la realidad en caja.
3. Haz el arqueo de efectivo
Vacía el cajón, clasifica monedas y billetes por valor, y cuéntalos. Suma el total y compáralo con el importe que muestra el informe. Anota cualquier diferencia, ya que puede revelar errores en registro o en cambios.
4. Documenta las incidencias
Si hay variaciones, regístralas en una hoja de incidencias o cuadro digital dentro del TPV. Incluye:
- Motivo (error, cambio, discrepancia)
- Responsable
- Fecha y hora
Esto ayuda a mejorar procesos y evitar errores recurrentes.
5. Cierra turnos de los cajeros
Si hubo varios cajeros, cierra cada turno individualmente. Esto permite saber quién hizo cada venta, y facilita seguimiento en caso de diferencias o incidencias.
6. Deposita efectivo o resguárdalo con seguridad
Según el protocolo de tu negocio, guarda el efectivo en caja fuerte o llévalo al banco. Asegúrate de firmar o registrar el depósito si lo realiza un tercero.
7. Archiva el informe y reinicia el sistema
Guarda el informe “Z” en formato digital o impreso, y resetea el TPV a modo standby, listo para el siguiente turno o jornada. Algunos sistemas cierran y abren automáticamente la caja para el día siguiente.
Con estos pasos —bloqueo, informe “Z”, arqueo, documentación, cierre de cajeros, depósito y archivo— consigues un cierre de caja profesional y seguro. Así mantienes control, detectas errores y empiezas el siguiente día sin sorpresas.
