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¿Qué son los Gastos?

Escrito por Xavier Tarrasó y revisado por Javier Borja

Definición

Los «Gastos» representan desembolsos financieros o salidas de dinero que una entidad o individuo incurre para llevar a cabo actividades o adquirir bienes y servicios. Estos pueden abarcar una amplia gama de categorías, desde los gastos operativos diarios, como salarios y suministros, hasta inversiones a largo plazo, como la compra de activos fijos. La gestión eficaz de los gastos es esencial en la planificación financiera, ya que afecta directamente la rentabilidad y la salud financiera de una entidad, influyendo en la capacidad para alcanzar metas financieras y mantener la sostenibilidad a lo largo del tiempo.
Alejandro Borja

Encargado de la Educación Financiera en Finantres

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En palabras sencillas, gasto significa coste. En términos contables, los gastos son los costes de funcionamiento pagados para generar ingresos empresariales. Significa la salida de dinero a cambio de bienes o servicios. Los gastos también pueden escribirse como la suma de todas las transacciones que normalmente producen un beneficio. Desde el punto de vista de la ecuación contable, los gastos reducen productivamente el patrimonio neto del empresario.

Algunos gastos comunes en los que incurren todas las empresas son:

Alquileres, salarios, depreciación de activos Coste de ventas, etc.

Tipos de gastos

Los gastos se clasifican generalmente en dos categorías.

Gastos operativos y no operativos

Los gastos que constituyen la mayor parte del negocio y están relacionados con las actividades principales de la empresa se denominan gastos de explotación. Por ejemplo: sueldos y salarios, amortizaciones, alquileres y arrendamientos, costes de distribución, etc. Los costes que no están directamente relacionados con el funcionamiento y no forman parte de las funciones principales de la empresa se denominan costes no operativos. Por ejemplo: intereses, impuestos, gastos de combustible, etc.

Costes fijos y variables

Los costes que son fijos y no dependen de otras variables, como la producción o las ventas, son costes fijos. Por ejemplo, alquiler, gastos de electricidad, amortización, salarios, etc. Los costes variables son aquellos que cambian constantemente y dependen de otras variaciones. Por ejemplo: costes de embalaje, salarios, costes de transporte, costes de publicidad y ventas, etc.

Contabilidad de costes

Las empresas registran sus gastos e ingresos en sus cuentas de pérdidas y ganancias. Generalmente, se utilizan dos tipos de métodos contables para registrar los costes.

Los gastos se registran en la cuenta de pérdidas y ganancias utilizando uno de los dos métodos contables elegidos por la empresa.

Contabilidad de caja: En la contabilidad de caja, los gastos no se registran cuando se incurre en ellos, sino solo cuando se pagan realmente. Este método de contabilidad se centra en el flujo de caja.

Por tanto, este método no da lugar a ingresos reales. Por ejemplo, si una comisión de ventas debida en mayo se paga en julio, se reconoce en julio y no en mayo. Por tanto, los ingresos de mayo no son reales.

Contabilidad de devengo: Con la contabilidad de devengo, los gastos se registran en el mes en que se producen, independientemente de cuándo se paguen realmente. Es el método más utilizado por los contables y es el que se emplea en el sistema de contabilidad por partida doble.

En este método, los ingresos reales se devengan al final del período contable. Por ejemplo, si los gastos de publicidad se realizan hoy, se pagan al cabo de dos meses. Pero hoy se registran en los libros independientemente de cuándo se paguen.

Registro de gastos

  • Asiento para indicar el pago en efectivo: abono en la cuenta de caja, cargo en la cuenta de gastos.
  • Entrada para indicar la compra a crédito: Abono en la cuenta de proveedores, cargo en la cuenta de gastos.
  • Asiento para indicar los gastos en activos, como la depreciación: Abono en la cuenta de activos, cargo en la cuenta de gastos.
  • Entrada para indicar los pagos no comerciales, como los intereses de préstamos: Abono en la cuenta de otros pasivos, cargo en la cuenta de gastos.

Cuenta de gastos

Se crea una cuenta de gastos para registrar los gastos recibidos. Sirve para evaluar, analizar y organizar los gastos realizados en la empresa en un periodo determinado.

Los gastos pueden desglosarse en cuentas individuales para facilitar su clasificación y evaluación de cara a futuras actividades empresariales.

También te permite ver qué gastos se pueden controlar y organizar según el capital y las finanzas de la empresa.

Las cuentas de gastos permiten a los empleados crear informes de gastos fácilmente accesibles que les ayudan a evaluar y aumentar o reducir los gastos. De este modo, pueden averiguar qué gastos están relacionados con la empresa y cuáles no. Por ejemplo, se debe reembolsar dinero por una comida de negocios, pero no por una cena familiar.

Las cuentas de gastos se cierran al final del periodo y se ponen a cero al principio del nuevo periodo, ya que son temporales y no se mantienen en los libros financieros.

Gastos frente a desembolsos

Los gastos, comúnmente denominados gastos de capital, son los fondos utilizados por una empresa exclusivamente para la adquisición, mejora o mantenimiento de activos como edificios, terrenos, maquinaria industrial o instalaciones.

Los gastos de capital también se denominan CapEx y se tratan de forma diferente a todos los demás gastos.

Los gastos de capital no se reconocen en la cuenta de pérdidas y ganancias, sino directamente en el balance, y se consumen lentamente a lo largo del tiempo. Todos los gastos se compensan con los ingresos de la empresa en el ejercicio en que se producen.

Las inversiones se capitalizan y se amortizan lentamente a lo largo del tiempo. En pocas palabras, cuando las inversiones se registran como activo en el balance, posteriormente se amortizan como gasto en la cuenta de resultados en forma de depreciación.

Para poder reclamar la totalidad del gasto en una empresa, Hacienda tiene un programa que dicta qué cantidad de un activo puede amortizarse cada año para cubrir la totalidad del gasto de capital. Cada activo tiene un número diferente de años en los que puede amortizarse. El IRS ha especificado el número mínimo de años en función del tipo de bien.

Gastos deducibles

No todos los gastos pueden reembolsarse o deducirse de la cuenta de resultados. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), los gastos deducibles deben ser necesarios y ordinarios desde una perspectiva empresarial. Los gastos necesarios son los imprescindibles para los ingresos de la empresa, como la publicidad y los salarios. Los gastos ordinarios son los habituales y necesarios en las operaciones cotidianas de la empresa, como impresión, papelería, embalaje, etc.

Gestión de gastos

La gestión de gastos es una herramienta financiera utilizada para revisar los gastos con el fin de decidir qué gastos pueden reducirse con seguridad o eliminarse por completo sin que ello repercuta negativamente en los ingresos. Este concepto incluye herramientas de gestión financiera como el análisis de tendencias históricas y los presupuestos.

Preguntas frecuentes sobre los gatos

¿Qué son los costes directos e indirectos?

Los gastos directos son imputables. Se refieren a un único departamento y solo ese departamento incurre en ellos. Por ejemplo: compra de materias primas, gastos administrativos, etc. Los costes indirectos no se contabilizan como gastos porque no se limitan a un departamento de la empresa. Por ejemplo: alquiler de oficinas, gastos de electricidad, etc.

¿Qué son gastos deducibles y no deducibles?

Los gastos deducibles son aquellos que son reembolsables y pueden deducirse de los ingresos totales. Por ejemplo, alquiler de oficinas, sueldo, salarios, etc. Los gastos no deducibles son aquellos que no pueden deducirse de los ingresos totales a la hora de calcular el impuesto. Por ejemplo, multas, sanciones, gastos personales, etc.

Explicación para que lo entienda un niño de 10 años

Los «Gastos» son como los billetes que gastas para obtener cosas que necesitas o quieres. Imagina que tienes una alcancía y cada vez que compras caramelos, juguetes o pagas por algo, estás usando tus ahorros para cubrir esos gastos. Los gastos pueden ser cosas pequeñas, como comprar golosinas, o cosas más grandes, como pagar la electricidad en casa.
Es como tener una lista de cosas por las que necesitas gastar dinero. Si quieres una nueva bicicleta, tendrás que ahorrar para poder cubrir ese gasto. Pero también hay gastos diarios, como la merienda o comprar lápices para la escuela. Gestionar bien tus gastos significa asegurarte de tener suficiente dinero para lo que realmente necesitas y también para las cosas divertidas que te gustaría tener. ¡Así, puedes asegurarte de que tu alcancía siempre esté lista para enfrentar cualquier gasto que se presente!

Explicación para un profesional del sector

Los «Gastos» en el contexto financiero, representan una categoría de desembolsos que incurren las entidades o individuos para llevar a cabo actividades específicas o adquirir bienes y servicios. Este término, fundamental en la gestión financiera, abarca una diversidad de transacciones que implican la salida de recursos económicos. Desde una perspectiva más compleja, los gastos se dividen en distintas categorías, tales como gastos operativos, de capital y no operativos, cada uno con implicaciones y objetivos particulares.
Los gastos operativos incluyen los desembolsos recurrentes necesarios para la operación diaria de una entidad, como salarios, suministros y gastos administrativos. Por otro lado, los gastos de capital se relacionan con inversiones a largo plazo, como la adquisición de activos fijos o proyectos de expansión. En tanto, los gastos no operativos abarcan desembolsos que no están directamente relacionados con la actividad principal de la entidad, como multas o pérdidas extraordinarias.
La gestión efectiva de los gastos implica la implementación de estrategias financieras para optimizar los recursos y maximizar la eficiencia operativa. La planificación presupuestaria es un componente clave, donde se asignan recursos a diferentes áreas para garantizar el cumplimiento de objetivos y metas financieras. En este contexto, la gestión de gastos se convierte en una disciplina estratégica que busca equilibrar las necesidades operativas con la sostenibilidad financiera a largo plazo.
Desde una perspectiva más avanzada, la evaluación de los gastos implica la consideración de indicadores financieros y análisis de rentabilidad. Los ratios financieros, como el margen de beneficio o el retorno de la inversión, son herramientas que permiten medir la eficiencia y la efectividad de los desembolsos realizados. Esto implica el uso de métricas y herramientas analíticas más complejas para evaluar el impacto financiero y la eficiencia de los gastos en el rendimiento global de una entidad.
La optimización de gastos también se vincula con la toma de decisiones estratégicas y tácticas, como la identificación de oportunidades de reducción de costos sin comprometer la calidad o la eficiencia. Este enfoque requiere un análisis detallado de los procesos internos, la identificación de áreas de mejora y la implementación de medidas correctivas.
En un entorno empresarial, la gestión de gastos también se alinea con las políticas de responsabilidad social corporativa y sostenibilidad. La adopción de prácticas que minimizan el impacto ambiental o que promueven la equidad social puede influir en la estrategia de gastos, integrando consideraciones éticas y sostenibles en la toma de decisiones financieras.
En conclusión, los gastos constituyen una dimensión compleja en la gestión financiera que va más allá de la simple salida de recursos. La comprensión y gestión efectiva de los gastos involucran aspectos operativos, estratégicos y éticos que requieren un análisis detallado y la aplicación de herramientas avanzadas para optimizar los recursos y garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo.
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