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¿Qué es un Vale?

Escrito por Xavier Tarrasó y revisado por Javier Borja

Definición

Un vale en el ámbito financiero representa un título o instrumento que certifica la existencia de una deuda u obligación por parte de quien lo emite hacia un beneficiario o tenedor. Este documento tiene un valor equivalente a la suma indicada en el mismo y puede fungir como un compromiso de pago futuro. Los vales son utilizados como medio de intercambio o crédito, otorgando flexibilidad en las transacciones comerciales al permitir que el beneficiario canjee el vale por bienes o servicios en un momento posterior. Su función principal es formalizar y documentar la obligación financiera entre las partes involucradas, sirviendo como un respaldo tangible para el compromiso de pago.
Alejandro Borja

Encargado de la Educación Financiera en Finantres

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¿QUÉ CONTIENE UN VALE?

La siguiente es una lista de documentos que pueden adjuntarse a un justificante:

  • La factura del proveedor
  • El nombre del proveedor/vendedor/prestador de servicios
  • Cualquier condición de pago, como el importe a pagar, la fecha de vencimiento, cualquier descuento por pronto pago o comisiones adicionales que puedan cobrarse si el pago se realiza después de la fecha de vencimiento.
  • La orden de compra emitida por la Empresa
  • El recibo emitido por la empresa por la recepción de los bienes y servicios en cuestión.
  • El libro mayor de la empresa (el sistema contable de la empresa)
  • Firmas de personas autorizadas en la recepción de bienes y servicios y en el pago de bienes y servicios.
  • Prueba del consentimiento al pago tras el pago firmada y fechada por ambas partes.

VENTAJAS DEL SISTEMA DE VALES

  • Un sistema de comprobantes puede ser especialmente útil a la hora de auditar una empresa. Los auditores comprueban que no haya inexactitudes en los documentos en base a los cuales se realizaron los pagos. Un auditor puede examinar el comprobante para determinar si los bienes y servicios por los que se efectuaron los pagos existen realmente o no, ya que un comprobante contiene todos los documentos necesarios, como el recibo de los bienes recibidos y las firmas para el pago.
  • Los comprobantes certifican que el pago al proveedor/vendedor se ha realizado realmente y también sirven como prueba para el libro mayor.
  • Un sistema de vales reduce el riesgo de robo de bienes de la empresa por parte de los empleados.
  • El sistema de comprobantes también crea un registro de comprobantes, que ofrece al auditor la garantía de que las tareas se han asignado correctamente a los distintos empleados de la organización.

Preguntas frecuentes sobre los vales

¿Qué es un vale (para una empresa o negocio)?

Un comprobante es un documento que contiene todos los justificantes que una empresa necesita para realizar un pago a un proveedor o vendedor.

¿Por qué es importante un vale para una empresa?

Un comprobante garantiza que la empresa ha recibido correctamente todas las mercancías encargadas por ella y que todos los pagos se han efectuado sin errores.

¿En qué beneficia el sistema de vales en una auditoría?

Durante una auditoría, se comparan los estados financieros de la empresa con los bienes o servicios adquiridos. Con un sistema de comprobantes es posible verificar que la empresa ha recibido realmente las mercancías en comparación con los pagos realizados, lo que facilita al auditor la comprobación de los estados financieros.

Explicación para que lo entienda un niño de 10 años

Un vale es como un billete mágico que te da alguien cuando le debes algo de dinero. Es como un pedacito de papel especial que dice que esa persona te debe algo y que va a pagarte más adelante.
Imagina que le prestaste tus juguetes a un amigo, y él te da un vale para decirte que te devolverá esos juguetes pronto. Entonces, cuando tú quieras, puedes usar ese vale para recordarle a tu amigo que te debe los juguetes de vuelta.
¡Es como un recordatorio mágico que ayuda a las personas a acordarse de las cosas que prometieron pagar en el futuro!

Explicación para un profesional del sector

El vale, en el contexto financiero, es un instrumento que simboliza un compromiso de pago futuro y establece una deuda u obligación entre el emisor del vale y el beneficiario. Este documento, por lo general, toma la forma de un papel o un registro digital, certificando que el emisor asume la responsabilidad de cumplir con el pago indicado en el mismo en una fecha posterior. Es esencial comprender que el vale no es una forma de pago inmediato, sino más bien una promesa respaldada por un documento tangible.
La función primordial del vale radica en formalizar y documentar transacciones crediticias, brindando un mecanismo estructurado para registrar compromisos financieros. Al emitir un vale, el deudor reconoce la existencia de una deuda y se compromete a saldarla en el futuro, ya sea mediante el canje del vale por bienes o servicios, o mediante el reembolso de la cantidad especificada en efectivo. La versatilidad del vale permite su aplicación en diversos contextos, desde transacciones comerciales hasta acuerdos informales entre individuos.
El beneficiario de un vale tiene el derecho de canjearlo en el momento que considere oportuno, de acuerdo con los términos establecidos en el documento. Esta flexibilidad en el canje brinda al beneficiario la posibilidad de utilizar el vale cuando mejor se ajuste a sus necesidades o circunstancias. Es importante destacar que los vales pueden variar en su forma y contenido, incluyendo detalles como la fecha de vencimiento, las condiciones de canje, y otros términos específicos que regulan la transacción.
Desde una perspectiva más avanzada, el estudio del vale involucra la comprensión de los principios contables y legales que respaldan este tipo de instrumento financiero. La emisión y gestión de vales puede tener implicaciones fiscales, y la redacción precisa de los términos del vale es esencial para evitar malentendidos o disputas futuras entre las partes involucradas. Asimismo, el vale puede ser objeto de análisis en el ámbito del derecho financiero, especialmente en relación con las obligaciones contractuales y la ejecución de deudas.
En resumen, el vale constituye un componente significativo en el arsenal de instrumentos financieros, actuando como un medio para formalizar acuerdos crediticios y establecer compromisos de pago diferido. Su complejidad radica en la gestión cuidadosa de los términos contractuales, así como en el entendimiento de las implicaciones legales y contables asociadas con su emisión y canje.
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